公司需要更好企业邮箱的6个原因

发布时间: 2018-5-26   |   文章整理: 华企未来 www.szweber.com   |   浏览次数:

在创业常态化、云计算蓬勃发展、互联网普及渗透率及信息海量倍增的当下,企业IT正逐渐展露头角,传统电子邮箱也从个人应用领域淡化,转而为企业服务开辟新的战场,并通过统一的域名管理、群组分治、服务创新等措施,对推广企业品牌、增强内部协同、提升工作效率等起到良好的推动作用。下面华创互联谈谈企业邮箱的几个常见应用场景:

 

1、第一次和客户沟通,留下专业、良好的印象

以企业域名如szweber.com为邮箱后缀,所有员工邮箱均为***@szweber.com,对外树立统一的企业形象,客户可以通过邮箱名称轻松识别企业域名,加深品牌印象。而采用普通邮箱,则可能存在后缀不一、命名不规则等情况,在对外往来中,对品牌宣传助益甚少,不利于网站的推广,还可能给用户留下不够专业的印象。

   

 2、在商务交流、谈判中,及时、准确地传达企业诉求

在海量资讯不断刷新的当下,信息传达的效率高低,可能直接影响企业的未来命运。如果邮箱性能不够稳定、经常出现丢信、漏信现象,或者延误时间过长、系统反馈滞后等,都将对企业决策带来负面影响。尤其外贸企业,如果邮件海外转发不畅,其影响将是致命的。

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3、加密并保护商业信息安全,过滤有害垃圾邮件

无休止的邮件骚扰在商业竞争中司空见惯,已不可避免为企业带来诸多烦恼与资源浪费:垃圾邮件挤占邮箱空间,导致内存过满、重要邮件无法正常接收、乃至接收失败,或附着钓鱼病毒入侵,危害系统安全,盗取机密商业数据……而普通邮箱的安防级别与病毒查杀机制远不足以应对此类危机。


      

 4、对海量企业邮件,轻松实现分类、归档和管理

企业的对内管理和对外往来往往涉及大量的邮件处理,如何有效对邮件内容进行分类处理、管理邮件存档,对不少企业都是一个难题。管理员可依据邮件主题、大小、发件人、发件域、收件时间等多重参数,对邮件收取设置优先级别,确保重要业务或联系人邮件在第一时间被系统收取;并针对不同邮件类别和性质,进行删除、移动、标记、转发或自动回复。在邮件管理方面,支持邮件标签、邮件备份以及邮件星标,可轻松标记和查找邮件,支持依据主题、内容、标签及文本附件、读取情况对已有邮件进行搜索。当邮件数量较大的时候,还可以使用系统自带的一键归档功能,依据不同部门、主题或业务类别进行邮件整理,或将邮件保存到本地,以便日后查询。


5、对内部工作合理分配,提升部门协作能力

企业管理需围绕公司基础架构展开,否则可能引发决策混乱、权责不分等问题,企业邮局的运作同理。如果内部信息传导低效,或部门权责不清,容易导致互相推诿、掣肘,大大降低工作效率。只有合理分组并分权,提升内部协作,才能达到1+1>2的效果。


      

6、日程提醒、附件上传及其他个性需求

提升部门协作,还需围绕日程管理三要素:成员、事件和时间展开。日常工作通常琐碎、繁杂,或在一段时间内呈现出特定规律,使用企业邮箱可随时设置、添改日程,或重复日程规则、分享日程安排,以便相互沟通工作进程并有效协调。


您是否还在使用看起来不那么专业的企业邮箱呢?

是否还是经常遇到邮箱掉信、延迟等问题,导致错失商机?

是否依旧苦于应对泛滥的垃圾邮件、病毒入侵?

是否总是头疼邮件过多,不知如何处理?

或困扰于办公协同低效、分权管理无序的问题?

 

 


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